前回の記事ではRPAとは何かについて簡単に説明させていただきました。

(前回の記事は↓よりご覧ください。)

RPAで業務効率を飛躍的に改善!

今回はトレデキムが現在、ジャストアイデアで考えているRPAの導入が可能そうな

日本語学校の業務についてお話ししたいと思います。

 

1 学校管理システムへの学生の出欠の自動入力

 

これは学校さんによってその日授業を担当した教員がシステムへ入力したり、事務職員が一括で入力したりと学校さんによって色々なパターンがあると思いますが、ここでは教員がシステムへ入力するという前提でお話ししたいと思います。いずれの場合でもかなり業務量は削減できると思います。

① 日々の出欠

マークシート式の出席簿に記入していただきます。

教員はその日記入したマークシートが正しいか確認するだけでOK。

日々のシステムへの入力は不要となります。

② 月末作業

その月の出席簿をすべてスキャンしRPAを実行するだけで

1ヶ月の全学生の全出席状況が数分でシステムへの転記が可能となります。

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あの、どこの会社のシステムだか忘れましたが、クリックしないと「遅刻、早退、全休等々」が変わらない入力システム、非常にめんどくさいですよね。そんな煩わしさから解放されます。

メリットとしては、教員が入力している場合、教員が毎日5分ほど早く帰れるということですかね。また早く帰れること以上にRPAを導入すれば転記の際のミスがほぼ0となります。

2 成績自動入力システム

 

学期末に必ずやってくる成績の入力ももちろん自動化可能です。ここでは、エクセルファイルで成績一覧を作成することを想定していますが、学生管理システムへの自動入力も可能です。

① 全解答用紙をスキャン

テスト用紙はヘッダーのみ、上記図のようなRPAで読み込むためのヘッダーを使用していただきますが、その他に関しては特に制限はありません。

そのまますでに学校にある複合機で解答用紙全てをスキャンしてください。特にクラス順に並べ替えたり科目毎に整理する必要もありません。

② RPAを実行

あらかじめトレデキムにてプログラムを組んだRPAのボタンを押し、

先ほどスキャンしたファイルを読み込ませます。

③ ファイル自動作成

たとえば30クラスx6科目x20人=3600枚のテストでも数分でエクセルへの転記が終了します。

下記図のようなエクセルファイルへクラス毎に

・学籍番号

・氏名

・各科目の点数

が自動入力されます。

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こちらも学生の成績という大切な部分に関わるところなので、業務のスピードアップ以上に、正確性が担保されるというところが最大のメリットかなと思います。

また同じ技術を利用して、テスト自体をマークシートとし、採点から成績入力までを全て自動化ということも可能です。

3  留学ビザ申請

 

① 書類の準備、スキャン

・申請者作成の履歴書

・申請者作成の就学理由書

・経費支弁者作成の経費支弁書

を準備し、スキャンします。

なお、フォーマットはエクセル、PDF、JPGを問いませんがエクセルの場合は自動入力の正確率が100%となります。

②  RPAにて実行

エクセルへの自動入力も、学校システムへの自動入力もいずれも可能です。

もちろん、全申請用紙の一括印刷も可能です。

その他様々な業務へRPAが導入可能です

前回の記事でも↓こんなものが考えられると書きましたが、

他にも需要があるかわかりませんが、複数の大学のサイトから各学部留学生入試の内容や出願締切、試験日を自動的に抽出し、受験日程一覧を作成するPPAだったり、日本語オンライン・日本村等々への求人情報を一括でアップするRPAなんかも考えられます。

こんなことできませんか?という質問ありましたら、こちらのコメントでも結構ですし、株式会社トレデキム(info@tredecim.co.jp)でもFacebookやTwitterへの返信でも構いませんので、お気兼ねなくいただければと思います。