日本語教師へのiPhoneショートカット利用のススメ

ショートカット とは?

弊社ではRPAという、簡単にいうとパソコンで行われる様々な動作を自動化するツールを販売しているのですが、実はこれがiPhoneではデフォルトの機能でできます。

iOS13から標準機能となったショートカットアプリを使います。

このアプリを使えば、例えば授業の引き継ぎメールで行われる

  1. 写真を選択する
  2. メールを起動する
  3. 宛先を入力する
  4. 件名を入力する
  5. 本文を入力する

といったような毎日行われるようなルーティン動作をボタンひとつでできるようになります。

早速ですが、この「授業の引継ぎメール」を自動化するショートカットの作り方を見ていきます。

引継ぎメールショートカットの作り方

準備するもの

  • ショートカットアプリ
  • iOS純正メールアプリ

いずれもデフォルトでインストールされているものですが使わないから削除したという方はAppStoreから再度インストールください。

1 ショートカットアプリをひらく

下に「マイショートカット」「オートメーション」「ギャラリー」とありここでは「ギャラリー」を選択します。

2 「ギャラリー」から「コラボレーションの向上」を選択」

3 「Zip形式で圧縮してメールを送信」を選択する

ショートカットを追加を押します。

するとマイショートカット の画面に「ZIP形式で圧縮してメールで送信」が追加されているので、それを選択します。

4 ショートカットを作成する

「宛先」には引継ぎメールを送りたい相手のアドレスを入れます。ccで入れることもできます。

「件名」を選択すると、件名に入れる情報の候補が出てくるので「現在の日付」を選択し、横にAクラス引継ぎと文字も加えておきます。

「現在の日付」はデフォルトですと時間も入ってしまいますが時間を削除することも可能です。

5 ついでに本文も自動化しておく

ここまででもすでにショートカット を使える状態にはなっていますがせっかくなので本文の入力も自動化します。

青い+ボタンを押します。

書類を押して、「テキスト」を選択

メール本文で使う文章を入力したあと再度+ボタンを押します。

次は「共有」ボタンを押します。

「クリップボードにコピー」を選択します。

重要)ドラッグして順番をずらします。

これでショートカット は完成です!

5 ショートカットを使ってみる

送りたい写真を選択します。

左下のボタンを押します。

一番下に先ほど作ったショートカットがあり、これを使えば送れるのですが、更に時短するために「アクションを編集」を押します。

ここで「Zip形式で圧縮してメールで送信」を選択すれば写真を選択したとき、一番上にこのショートカットが表示されるようになります。

先ほどは一番下にあったものが上に来るようになりました。この「Zip形式で圧縮してメールで送信」を押します。

宛先、件名、添付ファイル入りのメールがボタン一発でできました。

最後に本文欄を押し、ペーストを押すと、ショートカット で入力していた文章が出ます。

引継ぎメールのショートカット については以上です。繰り返しになりますが、

  1. 写真を選択する
  2. メールを起動する
  3. 宛先を入力する
  4. 件名を入力する
  5. 本文を入力する

この作業がたった4タップで終わるようになるのはかなり快適になると思います!

他にも色々ショートカットが作れます。

引継ぎLINEの一発起動

引継ぎはLINEでという学校も多い思います。その場合も効率化できます。

1 ショートカットを作る

2 Appを選択

3 LINEを選択

4 ショートカット を作りたい相手、グループを選択

※どうもここでは上位6人(グループ)しか候補がでないようなのでここに表示させようと思ったら数日常用する必要があるようです。

5 ホーム画面に追加する

これでもうショートカット はできています。使いやすくするために名前を変えて、ホーム画面に追加します。

名前を変えて完了を押します。

ホーム画面に追加を押します。

追加を押して完成!

先ほど引き継ぎメールで使ったテキスト・ペーストを使えば定型文も同じように追加できます。(テキスト・ペーストの行程はLINEの前に入れる!)

私は家族への「帰る」LINEでこのショートカット を愛用しています。

その他の使い方

他に私が愛用しているショートカット は、ボタン一つで自宅までの経路と時間が表示されるもの、同様に事務所までの経路と時間が表示されるものなどです。

日本語教師の方の場合、例えばスマホやタブレットを授業で使用される場合、ボタン1発で画面通知、通知音等すべてをオフにできるものなど役に立つと思います。

iPhone ショートカット おすすめ で検索すると役に立つショートカットがたくさん出てきますし、iPhoneには元々役に立つショートカット が「ギャラリー」の中に入っています。

↑ショートカット を開いた時の下にあるここです。

ぜひ活用してみてください。

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